Växande behov och begränsade resurser är den verklighet som v?ra skattefinansierade verksamheter kommer att leva med under översk?dlig tid framöver. Samtidigt blir omvärlden allt mer komplex och framtiden därmed sv?rare att prognostisera och att i detalj planera för. Det är dags att p? allvar ifr?gasätta klassisk budgetstyrning, med inl?sning av resurser i ?rliga kontrakt, som lösningen p? hur vi p? bästa sätt prioriterar och hush?ller med v?ra offentliga medel.
I otakt med verkligheten
Äntligen nytt ?r och det börjar bli dags för verksamheten att arbeta inom ramen för den budget som fastställdes i oktober förra ?ret. Det är troligtvis dags att rationalisera trots att vi i stort sett varje dag under hösten har kunnat läsa om förtvivlade sjuksköterskor och lärare som vantrivs i verksamheter som domineras av ekonomiska fr?gor. Samtidigt som kärnverksamhetens nyckelpersoner upplever att de inte kan göra sitt jobb kämpar ekonomer, tjänstemän och politiker med att försöka f? budgeten för 2014 att g? ihop. En process som antagligen inneburit ett omfattande förhandlingsarbete och siffertrixande. Det klassiska budgetarbetet bedrivits mer eller mindre p? samma sätt som i början av 1900-talet och följer inte 2000-talets dynamiska värld.
Tolkning av kommunallagen
Syftet med budgetarbetet är bland annat att försöka sp? hur mycket verksamheten kommer att kosta, prioritera bland verksamheter, och ange kostnadsramar utifr?n hur mycket pengar som (man tror) finns att tillg? under nästkommande budget?r. För kommuner och landsting regleras detta delvis i kommunallagen, där det st?r:
?Kommuner och landsting skall varje ?r upprätta en budget för nästa kalender?r (budget?r). ? För verksamheten skall anges m?l och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hush?llning. För ekonomin skall anges de finansiella m?l som är av betydelse för en god ekonomisk hush?llning. … Budgeten skall ocks? inneh?lla en plan för ekonomin för en period av tre ?r. Budget?ret skall därvid alltid vara periodens första ?r.?
Men vad är egentligen en budget? Det finns inte definierat. Därmed konstateras att det inte är lagtexten i sig som utgör hinder för ett mer verklighets- och verksamhetsanpassat styr- och ledningssystem, möjligen hur den tolkas.
Stora administrativa kostnader
Man kan även ifr?gasätta om de dagar, veckor och m?nader av arbete som läggs ned p? n?got, som uppenbart inte fyller sitt syfte, är att nyttja skattebetalarnas pengar p? bästa sätt. Enligt kommunallagen ska den s? kallade budgeten vara upprättad före oktober m?nads utg?ng, men kan vi under hösten sp? hur m?nga elever som börjar nästa höst, hur mycket snö som behöver skottas eller hur m?nga benbrott som behöver lagas. L?t oss m?la upp ett vardagsexempel för att se hur ändam?lsenligt det klassiska budgetarbetet är. Anta att det är november och pengarna ni f?tt tilldelat verksamheten är slut. Snön faller, och vägarna behöver halkbekämpas. Skulle ni avst? detta och l?ta medborgarna halka omkring och bryta benen? Troligtvis inte, lika lite som v?rden skulle neka den med brutet ben att f? v?rd.
Att mycket av arbetet med budgeten är förgäves är uppenbart av flera olika skäl. Det är t ex omöjligt att förutsp? kostnaden för snöröjning nästa ?r, s? länge v?ra meteorologer inte kan sp? vädret mer än n?gra dagar fram i tiden. Vad som kan uppskattas med rimlig tillförlitlighet är däremot kostnader för lokaler eller annat där vi kan sitta med l?nga kontrakt, med uppsägningstider p? avsevärt längre tid än 3-6 m?nader. För skolan är det relativt lätt att förutsp? de stora kostnaderna för b?de personal och lokaler, medan intäkten fr?n elever som lockas till skolan är desto sv?rare. Dels eftersom skol?ret börjar p? hösten och inte den 1/1, som budget?rets principer styrs efter, dels eftersom skolans kvalitet, arbetsmiljö och annat p?verkar efterfr?gan p? de tjänster som levereras och därmed intäkterna. Problemet illustrerar att det är omöjligt för m?nga verksamheter att ett ?r i förväg prioritera eller göra ekonomiska kalkyler som är tillförlitliga.
Avskaffa kalendern och separera processerna
D? vi för verksamheten inte kan veta hur vi fullt ut ska prioritera om ett ?r blir allt arbete med att ta fram en budget tyvärr ofta bara ett spel. Antingen används osthyvelprincipen eller s? görs mindre förändringar av diverse poster i en excelmodell för att f? budgeten att g? ihop ?p? pappret?. S? även om politiker och tjänstemän pratar om aktiviteter, ?tgärder, m?l, visioner och l?ngsiktiga vägval, blir det sällan mycket av detta i slutänden eftersom energin slösas bort p? att f? budgeten att g? ihop p? pappret. Energin hade varit bättre spenderad p? att motivera till h?llbar utveckling av verksamheten med hjälp av mer moderna styr- och ledningssystem.
För att verksamhetsutvecklingen inte ska avstanna m?ste vi börja ifr?gasätta n?gra fundamentala principer i dagens ledningssystem. En fr?ga är om den klassiska budgeten är ett bra styrinstrument för den verksamhet som t ex sjukv?rd och skola bedriver. Till att börja med borde budgeten som ord avskaffas och processerna förfinas och separeras. Processerna för m?lstyrning, prognostisering och beslutsfattande är alla budgetrelaterade och behöver anpassas till den verklighet som skall styras.
Att styra en verksamhet med stöd av prognoser som siktar in sig mot den 31 december kan inte heller vara rätt väg att g? för all verksamhet, ens inom offentlig sektor. Tiden för prognostisering m?ste istället anpassas till möjligheten att se fram?t i tiden och möjligheten att agera om prognosen ser ?d?lig? ut. Det är dags att lämna den fiktiva milstolpen 31 december och att kasta kalendern när det gäller den interna verksamhetsstyrningen. Att kasta kalendern p? detta sätt är inte motstridigt de legala regelverken som gäller transparensen mot medborgarna och bokföringsmässiga fr?gor.
Användningen av nyckeltal bör p? motsvarande sätt förenklas och förfinas s? att fokus hamnar p? det som är viktigt och p?verkbart där verksamheten bedrivs. Nyckeltalen bör självklart finnas men nära verksamheten är det omöjligt att hantera mer än en handfull. Medarbetarna har garanterat intresse för och kunskap om vad som är viktigt. Att l?ta dem som befinner sig närmast situationen ocks? hantera besluten är en viktig princip. Det blir oh?llbart att l?sa in verksamheten i ?kontrakt? och detaljstyrning fr?n central niv?. Alla m?l, nyckeltal, policys m.m. leder till ett överflöd av information som blir omöjligt att hantera i en daglig beslutssituation.
Det är dags att p? allvar ifr?gasätta dagens styr- och ledningssystem innan det offentliga systemet kollapsar av byr?kratisk administration och kärnverksamhetens nyckelpersoner utarmas. Ett första steg kan vara att undersöka vilka möjligheter som finns bortom den traditionella budgetstyrningen (Beyond Budgeting) för att främja kostnadseffektivitet, servicekvalitet och bättre nyttja skattebetalarnas pengar.
Knut Fahlén, Ekonomie doktor och Managementkonsult Ekan Management
Petter Spanne, Managementkonsult Ekan Management
Fakta:
Beyond Budgeting Roundtable grundades 1998 av forskarna Robin Fraser och Jeremy Hope, som ocks? har skrivit boken Beyond Budgeting? (2003). Den sammanh?llande länken i
nätverket utgörs av en gemensam önskan om att förändra medlemsorganisationernas
ledningssystem för att bättre verka i dagens dynamiska affärsmiljö. Ekan Management är
officiell representant för Beyond Budgeting Institute i Sverige.
Grundläggande syfte med budgeten i offentlig sektor är:
Fastställande av skattesats
Transparens mot medborgare
Planering
Resursallokering
Samordning
Dimensionering
Ansvarsfördelning
M?lsättning
Kommunikation
Uppföljning
Att skapa medvetenhet
Motivations-och incitamentsgrundande
Grundläggande kritik mot budgeten är att den:
Är tidskrävande
Är kostsam och sv?rhanterlig
Uppdateras för sällan och tenderar att snabbt bli inaktuell
Skapar inl?sningseffekter som motverkar bästa möjliga prestation
Bygger p? gissningar om framtiden och inger falsk säkerhet
Skapar ett internt maktspel och siffertrixande
Är för kontrollerande
Utgör ett hinder för individuellt initiativtagande och kreativt tänkande
En del av lösningen inom Beyond Budgeting är att separera syfte och processer för:
M?lstyrning och verksamhetsplanering
Prognoser och fram?tblickande analys
Beslutsfattande och resursallokering
Att arbeta med värdegrund, transparens och teambuilding är andra lösningar för att förenkla och förbättra ledningssystem inom ramen för Beyond Budgeting.
Ekan Management är ett managementkonsultbolag med 30 ?rs erfarenhet av nytänkande. Genom att Utmana, Involvera och Förverkliga hjälper vi v?ra kunder att skapa morgondagens verklighet.
